Plantilla de factura para autónomos en Excel: gratis, con IVA y retención de IRPF

Respuesta rápida: una factura de autónomo completa lleva número y serie correlativos, fecha, tus datos y los del cliente con NIF y domicilio, la descripción del servicio, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA por separado y el total. Si tu cliente te retiene, añade el porcentaje y el importe del IRPF. Aquí tienes la plantilla en Excel, gratis.

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Descargar la plantilla de factura gratis (.xlsx)

• Sin macros. Calcula la base, el IVA, la retención y el total. Tú solo rellenas.
• Desplegables para el IVA (21 %, 10 %, 4 % o 0 %) y la retención (15 %, 7 % o 0 %).
• Una hoja de ejemplo ya rellenada y una línea para la mención especial si la necesitas (criterio de caja, exención o inversión del sujeto pasivo).
• Ajustada a una página A4 para guardarla en PDF.
• Funciona en Excel, Excel Online y Google Sheets (súbela a Drive y ábrela con Hojas de cálculo de Google).

Datos obligatorios de una factura

Según el manual del IVA de la Agencia Tributaria, toda factura completa debe llevar, como mínimo:

La firma no es obligatoria. La retención de IRPF no es un dato del reglamento de facturación, pero si tu cliente te retiene, tiene que aparecer para que el total cuadre.

Cómo poner el IVA y la retención de IRPF

IVA: el tipo general es el 21 %. Hay tipos reducidos del 10 % y el 4 % para bienes y servicios concretos. Si tu operación está exenta, la factura va sin IVA y con la mención de la exención.

Retención de IRPF: si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo, tu cliente te retiene un 15 % de la base. Durante el año en que empiezas la actividad y los dos siguientes puedes aplicar el 7 %, comunicándoselo a tu cliente. A particulares no se les aplica retención.

La retención se calcula siempre sobre la base, nunca sobre el total con IVA. Lo que te retienen no lo pierdes: es un adelanto de tu IRPF que se descuenta de tu modelo 130 y de la renta. Más detalle en cuánto apartar para Hacienda.

Menciones especiales: si estás en el criterio de caja del IVA, añade «régimen especial del criterio de caja». Si la operación está exenta, indica la exención o el artículo que la ampara. Si el que paga el IVA es tu cliente, pon «inversión del sujeto pasivo». La plantilla tiene un desplegable para ello.

Numeración: cómo empezar en enero

• La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie, sin saltos.
• Lo más cómodo es una serie por año: 2027-001, 2027-002… Así en enero empiezas una serie nueva sin romper la correlación.
• Las facturas rectificativas van en una serie propia (por ejemplo, R2027-001).
• Si te equivocas en una factura ya enviada, no la borres ni cambies el número: emite una rectificativa.

¿Puedo seguir usando Excel con VERI*FACTU?

Depende de para qué uses el Excel. Esto dice hoy la Agencia Tributaria en sus preguntas frecuentes:

• Una hoja de cálculo o un procesador de textos no es un sistema informático de facturación si solo lo usas para introducir los datos, expedir e imprimir la factura y guardarla. Los sumatorios y los listados con fórmulas también están permitidos.
• Sí lo es si procesa la información de las facturas para generar directamente los libros registro del IVA o del IRPF, la contabilidad u otros resultados que uses para cumplir con Hacienda. El ejemplo que pone la AEAT es una macro que genera el libro registro de facturas expedidas.
• Si usas un sistema informático de facturación para algunas facturas, tienes que usarlo para todas.

Fechas: según la norma en vigor hoy (Real Decreto-ley 15/2025), los sistemas de facturación tienen que estar adaptados antes del 1 de enero de 2027 en el caso de las sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto, autónomos incluidos. El 5 de octubre de 2026, Hacienda anunció su intención de aplazarlo hasta octubre de 2028, pero a 25 de octubre de 2026 esa norma todavía no se ha publicado en el BOE. Revisaremos esta sección cuando salga. La AEAT ofrecerá además una aplicación gratuita de facturación.

Nuestra plantilla gratis no tiene macros ni guarda un listado de tus facturas: solo calcula los totales de cada factura. Si en el futuro estás obligado a usar un programa adaptado, úsalo para emitir tus facturas.

Lleva también el control del trimestre

Emitir la factura es la mitad. La otra mitad es saber cuánto IVA y cuánto IRPF te tocará pagar con ella. La calculadora gratis del 303 y el 130 te lo dice en un minuto, y la Hucha fiscal 4T 2026 estima el último trimestre del año.

Y si además quieres apuntar tus cobros y tus gastos del banco durante todo 2027, el Pack Todo Autónomo 2027 te ayuda a llevar ese control y a estimar cuánto apartar cada trimestre. Es una herramienta de control y estimación, no un programa de facturación: tus facturas las emites aparte, con esta plantilla mientras la norma lo permita o con un programa adaptado.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos tiene que llevar una factura de autónomo?

Número y serie correlativos, fecha de expedición, tu nombre y NIF, los del cliente, los domicilios (el del cliente no hace falta si es un particular), la descripción con el precio sin IVA, el tipo de IVA, la cuota de IVA por separado y la fecha de la operación si es distinta. Si procede, también la mención especial.

¿Cómo se pone la retención del IRPF en una factura?

Se calcula sobre la base imponible y se resta del total. Con una base de 1.000 € y un 21 % de IVA, una retención del 15 % deja un total de 1.060 € (1.000 + 210 − 150).

¿Cuándo aplico el 7 % de retención en vez del 15 %?

Durante el año en que empiezas tu actividad profesional y los dos siguientes. Tienes que comunicárselo a tu cliente. Después se aplica el 15 % general.

¿Puedo hacer mis facturas en Excel o Word en 2027?

Sí, si solo los usas para escribir, imprimir y guardar las facturas. Si tu hoja procesa las facturas para generar los libros registro u otros resultados para Hacienda, la AEAT la considera un sistema de facturación y tendrá que cumplir VERI*FACTU cuando te sea obligatorio. Según la norma en vigor, eso es el 1 de julio de 2027 para autónomos. El aplazamiento a 2028 está anunciado, pero aún no se ha publicado.

¿Puedo empezar la numeración de cero cada año?

Sí, usando una serie por año (por ejemplo, 2027-001). Lo importante es que dentro de cada serie la numeración sea correlativa y sin saltos.

¿Qué hago si me equivoco en una factura ya enviada?

No la borres ni la modifiques. Emite una factura rectificativa, en una serie propia, que corrija o anule la original.

¿Las facturas a particulares llevan retención?

No. La retención solo la practican las empresas y los autónomos que te pagan por una actividad profesional. A un particular le facturas la base más el IVA.

Contenido informativo, revisado el 25 de octubre de 2026 con el manual del IVA 2026 y las preguntas frecuentes sobre VERIFACTU de la Agencia Tributaria. Plantilla de organización: no es asesoramiento fiscal. Comprueba los requisitos de tu caso con tu gestor.*

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